Enviar Cotizaciones
Cotiza un precio, deja que el cliente lo acepte en línea y convierte la cotización aceptada en una factura con un clic. Las cotizaciones son parte de la extensión Facturación y Contabilidad.
Crear una cotización
Abre Finanzas → Cotizaciones y haz clic en Nueva cotización. Elige el cliente, define por cuánto tiempo se mantiene el precio, y agrega tus líneas. Las cantidades y precios unitarios funcionan exactamente igual que en una factura.
Válida hasta por defecto son 30 días. Después de esa fecha el cliente ya no puede aceptar en línea —útil cuando tus propios costos cambian y no quieres que un precio de hace tres meses te llegue de vuelta.
Al igual que las facturas, las cotizaciones empiezan como borradores que puedes editar libremente.
Enviarla
Haz clic en Enviar al cliente. Iraca asigna un número de cotización, crea un enlace privado y le envía a tu cliente un correo con tu marca que incluye el PDF de la cotización adjunto.
El enlace abre una página donde pueden leer la cotización, descargar el PDF, y aceptar o rechazar —sin necesidad de iniciar sesión. Aceptar les pide su nombre escrito, que Iraca registra junto con la fecha. Un simple clic no es mucha evidencia de quién aceptó qué; un nombre y una marca de tiempo sí lo son.
Si rechazan, pueden decirte por qué. Ese motivo aparece en la cotización para que sepas si fue por precio, tiempo, o algo que puedes solucionar.
Verás cuándo el cliente abrió la cotización, así sabes que llegó.
Las cotizaciones nunca tocan tus libros
Una cotización es un precio, no una deuda. Nada de lo que hagas con una cotización —enviarla, que el cliente la acepte, dejar que expire— registra nada en tu libro contable, y las cotizaciones nunca aparecen en tu antigüedad de CxC ni en tus recordatorios.
No se debe nada hasta que emitas una factura. Ese es el momento en que se registra el ingreso.
Las cotizaciones tampoco reservan inventario. Cotizar 500 unidades no aparta 500 unidades, así que verifica la disponibilidad antes de prometer una fecha de entrega en un pedido grande.
Convertir una cotización en factura
Cuando el cliente dice que sí, abre la cotización y haz clic en Convertir a factura. Iraca crea una factura en borrador con el mismo cliente, las mismas líneas y los mismos precios, y luego te lleva a ella. Revísala, finalízala y envíala como de costumbre.
Una cotización se convierte una sola vez. No hay forma de crear accidentalmente dos facturas —y dos deudas— a partir de un solo acuerdo.
¿Convertir una cotización vencida? Iraca te pide que confirmes en lugar de rechazarlo. Honrar un precio que cotizaste hace seis semanas es una decisión comercial, y es tuya tomarla.
Puedes convertir una cotización que el cliente no ha aceptado formalmente —muchos acuerdos se cierran por teléfono.
Lo que las cotizaciones aún no hacen
- Revisiones. No hay historial v1 → v2. Edita mientras sea un borrador; una vez enviada, duplícala en una nueva cotización para volver a cotizar.
- Aceptación parcial. El cliente acepta toda la cotización o ninguna. No pueden aceptar tres de cinco líneas.
- Firma electrónica. Un nombre escrito es el estándar de evidencia por ahora.
- Depósitos al aceptar. Cobrar dinero antes de que exista una factura llegará más adelante.
Qué sigue
- Facturación a Clientes — convierte la cotización aceptada en una factura
- Antigüedad de CxC y Recordatorios de Pago