Impuesto sobre las ventas en pedidos
Cuando confirmas un pedido de venta que creaste a mano, Iraca te pregunta cómo debe gravarse y calcula el impuesto por ti. La respuesta queda registrada en el pedido y no cambia después.
Configurar tu tasa
Iraca usa una sola tasa de impuesto para todo tu negocio — la misma que usa el punto de venta. Configúrala en la tarjeta Impuesto sobre ventas de la página principal de Configuración, como porcentaje (por ejemplo 8.25 para 8,25 %). Todas las cuentas la tienen, uses o no el punto de venta.
Si no has configurado una tasa, los pedidos se confirman sin impuesto y el diálogo te lo indica.
Elegir cómo se grava un pedido
Haz clic en Confirmar en un pedido borrador de venta y se te pedirá un tratamiento fiscal, con un Subtotal / Impuesto / Total en vivo para que veas el efecto antes de confirmar:
- Gravable — la opción predeterminada. Se cobra impuesto a tu tasa.
- Exento — certificado en archivo — sin impuesto. Ingresa el número de certificado de reventa del cliente y el estado emisor.
- Exento — certificado pendiente — sin impuesto, pero aún necesitas el documento. Iraca registra una fecha a 30 días para que puedas darle seguimiento.
El certificado se guarda con el cliente, así que solo lo ingresas una vez. El siguiente pedido de ese cliente puede marcarse como exento sin volver a escribirlo.
Si el pedido no tiene un cliente asociado, la exención sigue aplicando — simplemente no hay un registro de cliente donde archivar el certificado.
Definir la exención de un cliente una vez, en lugar de en cada pedido
Si un cliente siempre está exento, indícalo en su ficha de contacto en vez de recordarlo en cada confirmación. Abre el cliente desde Contactos y define Impuesto sobre ventas:
- Sin definir — cobrar impuesto — el valor predeterminado, y lo que tienen todos los clientes actuales. No cambia nada.
- Siempre cobrar impuesto — el mismo resultado, pero como una decisión que alguien tomó y no una que nadie tomó.
- Exento — certificado registrado
- Exento — certificado pendiente
A partir de ahí, al confirmar un pedido de venta manual de ese cliente se parte de su configuración, y el diálogo de confirmación indica de dónde viene. Puedes cambiarla para un pedido concreto: el diálogo te avisa cuando lo has hecho, para que un caso puntual no parezca un cambio permanente.
Esto corrige el error pequeño más caro
Antes, un distribuidor permanentemente exento debía marcarse como exento en cada pedido. Un pedido olvidado le cobraba un impuesto que no debe, y te enteras cuando reclama la factura.
Dos límites que conviene conocer. Solo se ofrece en clientes de mayoreo — alguien que compró en tu tienda en línea no está revendiendo nada — y nunca afecta a los pedidos de marketplace, que grava la plataforma que cobró el dinero.
Definir una exención también hace que Iraca se niegue a pasar ese cliente a minorista hasta que la quites, por la misma razón que se niega mientras haya un límite de crédito: perderla en silencio empieza a cobrarle a quien no debe.
Guardar el certificado mismo
Un número de certificado no es lo que pide un auditor: lo que pide es el certificado. En Certificados registrados, cada fila tiene Agregar documento (o Reemplazar) para adjuntar el PDF o una foto, hasta 10 MB.
Se guardan de forma privada, a diferencia del resto de los archivos en Iraca
Las imágenes de producto y los logos viven en URLs públicas, lo cual está bien para una foto de producto. Un certificado de reventa lleva el número de identificación fiscal de tu cliente, así que se guarda donde nada lo sirve directamente: la única forma de verlo es a través de Iraca, con sesión iniciada. No hay un enlace que puedas pasarle a alguien.
Reemplazar un documento elimina el anterior. Un certificado tiene un documento vigente, y conservar copias sustituidas del papeleo fiscal de un cliente no es algo que convenga hacer por defecto.
Dejar que tu cliente lo envíe
Normalmente es tu cliente quien tiene el certificado, muchas veces antes de que tú hayas registrado nada. Desde Cuenta en el portal puede enviártelo directamente: número, estado, vencimiento y el archivo.
Enviarlo no es lo mismo que estar exento
Un envío llega como En revisión y no cambia nada de lo que se le cobra a ese cliente. Aprobarlo es lo que otorga la exención. Esa separación es justamente el punto: de lo contrario, cualquiera con acceso al portal podría dejar de pagar impuesto subiendo un archivo.
Los envíos aparecen en Enviados por clientes, en la página de certificados de reventa, con el documento para abrir y dos opciones:
- Aprobar — el certificado queda registrado. La casilla encima de la lista también marca a ese cliente como exento, que suele ser lo que quieres; desactívala si solo querías archivar el papeleo.
- Rechazar — el motivo es obligatorio y tu cliente lo ve. Un "no" a secas solo genera otro correo y otra suposición sobre qué estaba mal.
Un cliente puede tener un envío en espera a la vez, y puede mandar otro cuando hayas decidido.
Qué ve tu cliente
Un cliente con sesión iniciada en el portal puede ver la exención que tienes registrada para él, los números de certificado, las fechas de vencimiento, lo que sigue en revisión, cualquier rechazo con su motivo, y descargar los documentos desde Cuenta.
No puede editar ni reemplazar lo que ya aceptaste. Un certificado que el cliente pudiera cambiar sin que tú lo revises no sustentaría nada en una auditoría: un reemplazo pasa por la misma revisión.
Certificados que vencen
Tus certificados aparecen en Certificados registrados, en la página de certificados de reventa, primero los que vencen antes, y los vencidos se marcan en rojo.
Un certificado vencido no vuelve a poner al cliente como gravable
Iraca te avisa y te deja la decisión. Cambiarlo a gravable porque pasó una fecha modificaría lo que se le cobra sin que nadie lo haya decidido — y normalmente lo correcto es conseguir un certificado renovado, no empezar a cobrar impuesto.
Perseguir los certificados que aún te deben
Marcar una venta como Exenta — certificado por llegar significa que no cobraste impuesto bajo la palabra del cliente. Hasta que llegue el certificado, esa exención no está documentada — y una exención que no puedes sustentar es impuesto que pagas de tu propio bolsillo, en una venta donde no cobraste nada.
Iraca lleva la lista por ti. Cuando hay algo pendiente, aparece en tu panel una tarjeta de Certificados de reventa que muestra cuántas exenciones están sin documentar, cuántas pasaron su fecha de 30 días y aproximadamente cuánto impuesto está en juego. Ábrela para ver la lista completa.
La lista cubre tanto ventas de pedidos como de caja, de peor a mejor, y muestra para cada una el cliente, cuándo vencía el certificado, cuántos días lleva de retraso y el impuesto estimado. Ese estimado usa tu tasa actual — la venta registró una tasa de cero, así que no hay tasa histórica que reconstruir. Léelo como "cuánto está sin documentar", no como un monto adeudado.
Cuando llegue un certificado, elige Registrar certificado, escribe el número y el estado emisor, y la venta pasa a exenta por completo y sale de la lista. Registrarlo no mueve dinero — la venta no cobró impuesto y su total no cambia. Solo estás documentando el papeleo. El certificado se guarda contra el cliente, así que registrarlo una vez cubre también sus otras ventas.
A propósito no hay forma de descartar un elemento sin registrar un certificado. La exposición es real mientras no exista el papeleo, y un botón de descartar ocultaría justamente aquello para lo que sirve esta lista. Si resulta que un cliente no era exento, eso es una corrección a la venta, no algo que se limpie desde aquí.
Una venta sin cliente no puede recibir un certificado, porque un certificado se archiva contra un cliente. Agrega el cliente a la venta primero.
La tasa se fija al confirmar
Esta es la parte importante. Confirmar un pedido fija la tasa vigente en ese momento.
Si más adelante cambias tu tasa — digamos de 8,25 % a 9 % — los pedidos que ya confirmaste conservan el impuesto con el que fueron confirmados. Solo las confirmaciones nuevas usan la tasa nueva.
Es intencional: confirmar es el momento en que le cotizas un precio a un cliente. Un cambio de tasa no debe modificar en silencio un pedido que ya aceptó, ni una factura que ya enviaste.
Impuesto sobre un cargo por servicio
Un cargo por servicio de catering funciona igual que el cargo de envío: se suma a los productos antes de calcular el impuesto, se grava de forma predeterminada y puedes desactivar Cobrar impuesto sobre ventas en los cargos por servicio en la tarjeta Impuesto sobre ventas de la página de Configuración. La elección se fija al confirmar, y la página del pedido muestra la fila como Cargo por servicio (sin impuesto) cuando se confirmó sin gravar.
Impuesto sobre un cargo de entrega
Si un pedido lleva un cargo de envío, que pague impuesto o no depende de tu estado, así que la decisión es tuya. Iraca lo grava de forma predeterminada. Para cambiarlo, desactiva Cobrar impuesto sobre ventas en los cargos de envío en la misma tarjeta Impuesto sobre ventas de la página de Configuración.
Cuando está activado, el cargo se suma a los productos antes de calcular el impuesto —$50.00 en productos y un cargo de $15.00 al 8.25% dan $5.36 de impuesto, no $4.13— y el diálogo de confirmación te lo muestra antes de que te comprometas.
Igual que la tasa, esto se fija al confirmar. Desactivar la configuración después no cambia el impuesto de un pedido que ya confirmaste; solo los pedidos que confirmes después siguen la nueva configuración. La página del pedido muestra el cargo como Envío (sin impuesto) cuando se confirmó sin gravar, así siempre sabes bajo qué regla se cotizó.
Dónde aparece el impuesto
Cuando un pedido lleva impuesto, la tabla de líneas desglosa el total:
| Subtotal | $50.00 |
| Impuesto (8,25 %) | $4.13 |
| Total | $54.13 |
El Total y el monto que debe el cliente incluyen el impuesto. Los ingresos no — el impuesto que cobras no es ingreso, es dinero que retienes por cuenta de un tercero.
El mismo desglose aparece en la confirmación de pedido que envías por correo o descargas, y en el correo mismo, para que el cliente vea el subtotal, el impuesto y el total que realmente debe en lugar de una sola cifra que no puede verificar.
Cuando el pedido se surte, Iraca registra el impuesto en una cuenta de Impuesto sobre ventas por pagar, un pasivo que permanece en tus libros hasta que lo remitas. La cuenta por cobrar del cliente es la mercancía más el impuesto, porque eso es lo que te debe.
Pedidos que nunca se gravan aquí
- Pedidos de marketplace (Amazon, Walmart, Etsy, WooCommerce, TikTok, Shopify) — la plataforma ya cobró el impuesto al momento de la compra y lo remite ella misma. Cobrarlo de nuevo le cobraría dos veces al comprador y pondría en tus libros un pasivo que no es tuyo.
- Órdenes de compra — el dinero va en el sentido contrario. El impuesto que te cobra un proveedor llega en su factura.
- Pedidos confirmados antes de que existiera esta función — se cotizaron sin impuesto y se mantienen exactamente como estaban.
Declarar y remitir
Iraca calcula y registra el impuesto. No presenta declaraciones ni remite por ti — eso sigue siendo tu responsabilidad. El saldo de Impuesto sobre ventas por pagar en tus reportes es lo que has cobrado y aún no has entregado.