Portal de Clientes
Dale a un cliente su propio acceso y podrá consultar sus pedidos y facturas por su cuenta, y repetir un pedido sin escribirte para pedir la lista de precios. Tú mantienes el control de lo que importa: solo pueden volver a pedir lo que ya les has vendido, los precios salen de tu lista de precios, y cada pedido que hacen te llega como borrador para que tú lo confirmes.
No hay nada que activar ni nada extra que pagar. Invita a un cliente, o a ninguno.
Dar acceso a un cliente
Ve a Contactos, busca el cliente y haz clic en Acceso al portal. El botón aparece solo en clientes mayoristas — consulta Clientes minoristas y mayoristas si no lo ves.
Escribe el nombre y el correo de la persona que debe tener el acceso y pulsa Enviar invitación. Recibirá un correo con un enlace, confirmará su nombre y listo.
No hay contraseñas
Tu cliente nunca elige una, así que no tiene ninguna que olvidar ni que reutilizar de otro sitio. Cada vez que entra escribe su correo, le enviamos un código de seis dígitos y lo ingresa. El código dura diez minutos y sirve una sola vez.
Es la misma forma en que tú entras a Iraca, y en la práctica significa lo siguiente:
- Su correo es su acceso. Si cambia, quita el acceso anterior e invita la dirección nueva: no hay nada más que actualizar.
- Necesita entrar a ese buzón. Una dirección compartida como
cuentas@funciona perfectamente, y muchas veces es lo correcto cuando el acceso es de un puesto y no de una persona. - No hay nada que restablecer. No existe un "olvidé mi contraseña" que tengas que explicarle. Si no puede entrar, pide un código nuevo.
Otras cosas que vale la pena saber:
- Solo los clientes mayoristas pueden tener acceso. Los proveedores no tienen pedidos ni facturas tuyas que consultar, y un cliente minorista es un consumidor que compró una vez: en ninguno aparece el botón. Si el cliente debería tener acceso, márcalo como Mayorista primero.
- Un cliente puede tener varios accesos. El comprador y la persona de cuentas por pagar de la misma empresa son dos personas; invita a las dos. Verán los mismos pedidos y facturas, porque son el mismo cliente.
- No hay página de registro. La única entrada es una invitación que tú envías. Nadie puede averiguar si una empresa es cliente tuyo intentando registrarse.
- Las invitaciones caducan a los 14 días. Usa Reenviar para mandar una nueva, o Cancelar si fue al destinatario equivocado.
Solo los propietarios y administradores pueden invitar o quitar el acceso al portal.
Quitar el acceso
Haz clic en Quitar junto a un acceso. La sesión se cierra de inmediato, no al final de su sesión.
Los pedidos que hizo se quedan donde están, con su nombre en el registro. Si más adelante necesitas darle acceso otra vez, simplemente envía una nueva invitación.
Qué ve tu cliente
Sus pedidos. Todo lo que le has vendido, del más reciente al más antiguo, con lo que pagó y a dónde se envió. En un pedido enviado en parte puede ver cuántas unidades de cada artículo han salido. Un pedido que sale en una de tus rutas de entrega muestra su horario o día de entrega, y un botón Seguir la entrega cuando la ruta ya salió — consulta Entrega local al pagar.
Sus facturas. Lo facturado, lo pagado y lo que sigue pendiente, con el PDF para descargar. Esta sección solo aparece si tienes el complemento de Facturación y Contabilidad — sin él no hay nada que mostrar.
Su cuenta. El nombre de su acceso, una nota que explica cómo funciona el inicio de sesión, los datos de contacto de tu negocio y —una vez que le has aprobado condiciones de crédito— su límite (si fijaste uno), lo que debe ahora y cuánto margen le queda. Si aún no está aprobado, ve una breve explicación y un formulario para pedirte condiciones — esa solicitud llega a Solicitudes de crédito en tu página de Contactos.
Qué no ve
El portal le muestra al cliente únicamente lo que ya tiene. Nunca muestra:
- Tus costos, márgenes ni ninguna nota interna
- Nada que pertenezca a otro cliente
- Tus propias órdenes de compra o documentación de proveedores
- Los borradores de pedidos que aún estás preparando: quedan invisibles hasta que los confirmas
También usa un lenguaje más sencillo que tu pantalla de pedidos. Un pedido retenido para aprobación, o uno donde ya compraste la etiqueta pero aún no lo has enviado, ambos aparecen simplemente como Confirmado para el cliente. Esos son tus pasos internos, y un pedido que dice "Pendiente de aprobación" solo provoca una llamada preguntando quién lo está frenando.
Este es todo el vocabulario:
| El cliente ve | Qué significa en realidad |
|---|---|
| Recibido | Tienes el pedido; aún no está confirmado |
| Confirmado | Lo aceptaste y se está preparando |
| Enviado en parte | Una parte ya salió |
| Enviado | Todo ha salido |
| Cancelado | Se anuló |
Menús
Si ofreces un menú en el portal, los clientes también ven una pestaña Menús. Funciona como el catálogo y comparte su carrito. Consulta Menús.
Volver a pedir
En cualquier pedido anterior el cliente pulsa Volver a pedir. Puede cambiar las cantidades, dejar artículos fuera poniéndolos en 0 y añadir su propio número de orden de compra.
Lo que sale de ahí es un pedido de venta en borrador normal en tu lista de Pedidos, a nombre de ese cliente. No se compromete nada y nada se envía hasta que tú lo confirmes, igual que con un pedido que hubieras creado tú.
Esa es la parte importante: un pedido del portal no es un tipo especial de pedido. Al confirmarlo se aplica todo lo de siempre:
- El impuesto sobre las ventas se calcula con tu tasa
- Se comprueba su límite de crédito, y el pedido se rechaza si lo superaría
- Tu umbral de aprobación lo retiene si es lo bastante grande
- Todo tu ciclo habitual —picking, despacho, facturación— funciona sin cambios
Puedes distinguir un pedido del portal en su línea de Actividad, que registra Placed by [nombre] through the customer portal.
Solo pueden pedir lo que ya les has vendido
Volver a pedir parte de un pedido anterior, así que los únicos productos en juego son los que estaban en él. Un cliente no puede navegar por tu catálogo, no puede pedir algo que nunca le has vendido y no puede llegar a un producto adivinando.
Si desde entonces has desactivado un producto, no se puede volver a pedir e Iraca lo indica.
El precio lo pones tú, siempre
El precio de un pedido repetido nunca es el del pedido anterior ni nada que envíe el cliente. Iraca resuelve cada línea contra tu lista de precios a la cantidad que se está pidiendo, así que:
- Un precio mayorista que hayas cambiado desde entonces se aplica con la tarifa nueva
- Un descuento por volumen se aplica si la nueva cantidad lo alcanza, aunque el pedido anterior no lo hiciera
- Un producto sin lista de precios usa su precio de catálogo, como siempre
Si una línea queda por debajo del pedido mínimo de ese producto, el cliente lo ve en el propio diálogo, con el nombre del producto y el mínimo — la misma regla que aplica tu pantalla de pedidos. Consulta Precios Mayoristas y Pedidos Mínimos para saber cómo se configuran.
Dónde vive el portal
Cada negocio tiene su propia dirección de portal:
https://app.iraca.app/portal/tu-identificador/loginTus clientes no necesitan conocerla: el correo de invitación los lleva directo, y su navegador los recuerda después. Un cliente que le compre a dos negocios que usan Iraca tendrá dos accesos separados, y ninguno puede ver los datos del otro.
El portal está en el idioma del cliente, siguiendo la misma configuración que sus documentos. Consulta Idioma de los Documentos.
Lo que aún no hace
- No admite pago en línea. El portal muestra lo pendiente; el pago sigue siendo como lo gestiones hoy.
- No avisa cuando entra un pedido. Un pedido del portal aparece como borrador en tu lista de Pedidos, pero no te llega ningún correo — conviene revisar tus borradores cada mañana si tienes clientes usándolo.
- Los clientes no pueden editar los datos de su empresa. Su dirección y sus condiciones son tu registro de ellos, así que los cambios pasan por ti.
Navegar todo tu catálogo, no solo pedidos anteriores
Volver a pedir, arriba, funciona a partir de un solo pedido anterior. Tu cliente también puede navegar por todo tu catálogo, armar un carrito y finalizar la compra — consulta Catálogo y Carrito del Cliente.