Crear y Gestionar Pedidos
Un pedido registra una venta — quién compra, qué recibe y a dónde se envía. Puedes crear uno manualmente para una venta telefónica o presencial, y los pedidos también llegan automáticamente desde tus canales conectados. Este artículo cubre la creación y edición manual de pedidos.
Encontrarás tus pedidos bajo Pedidos en la navegación principal.
Crear un pedido
Elige Nuevo Pedido para abrir el diálogo de pedido, luego:
- Elige un cliente — busca entre tus contactos existentes, o agrega uno nuevo en línea (ver abajo).
- Agrega artículos de línea — busca en tu catálogo de productos y define una cantidad para cada uno. El total corriente se actualiza a medida que avanzas.
- Coloca el pedido — se crea como borrador para que puedas revisarlo antes de que se envíe o despache nada.
Si usas Menús, un pedido de ventas también tiene una fila Desde un menú: elige un menú y un artículo y se agrega a su precio de menú. Un pedido lleva artículos de un solo menú.
Agregar un nuevo cliente sin salir del pedido
No tienes que crear el contacto primero. En el diálogo de Nuevo Pedido, el campo de cliente tiene un botón + Nuevo — tócalo para cambiar a entrada en línea y completar:
- Nombre, correo electrónico y teléfono
- Una dirección de envío — calle, ciudad, estado, código postal y país
La dirección es obligatoria para clientes, porque es lo que hace que el pedido sea despachable. Iraca guarda a la nueva persona en tus Contactos y usa su dirección como el destino de envío del pedido, para que puedas cotizar tarifas y comprar una etiqueta de inmediato.
Una vez que hayas ingresado la dirección, puedes tocar Validar Dirección para verificarla contra los datos de entrega de USPS antes de guardar. Consulta Validación de Direcciones.
Si omites la dirección, se te pedirá antes de que el pedido pueda guardarse.
El número de OC del cliente
Si tu cliente emite su propia orden de compra antes de que envíes, anota su referencia en el campo Número de OC del cliente del diálogo de Nuevo Pedido. Es opcional y solo aparece en pedidos de venta.
Vale la pena escribirlo por el recorrido que hace:
- Se imprime en el documento del pedido que envías por correo o descargas, así la copia que archiva tu cliente coincide con el papeleo que él emitió.
- Se copia a la factura cuando facturas el pedido, y aparece tanto en el PDF como en la página de pago que abre desde tu correo.
Eso es lo que permite que su área de cuentas por pagar concilie tu factura con su propia OC sin llamarte — que en la práctica es la diferencia entre una factura que se paga en plazo y una que se queda en una cola.
Este es su número, no el tuyo. Los números de OC propios de Iraca — los de las órdenes de compra que envías a proveedores — se asignan automáticamente y viven en su propio campo de la orden de compra.
Cuando facturas varios pedidos a la vez
Si combinas un mes de envíos en una sola factura, todos los números de OC distintos de esos pedidos se llevan a ella, separados por comas. Los envíos repetidos contra una misma OC marco muestran ese número una sola vez. Si la lista es demasiado larga para la factura, se muestra la primera referencia y un conteo del resto — los pedidos siguen vinculados a la factura, que es donde la lista completa siempre se puede consultar.
Cobrar por la entrega
Si cobras por entregar o enviar un pedido —tu propia camioneta, o el flete de un pallet mayorista— escríbelo en el campo Cargo de envío del diálogo Nuevo pedido. Solo aparece en pedidos de venta, y es opcional.
El cargo forma parte de lo que te debe el cliente, así que está en el Total del pedido y en el monto adeudado, y se imprime como su propia fila de Envío en el documento del pedido y en el correo de confirmación, entre el subtotal y el impuesto. No se cuenta como ingreso por productos: cuando se despacha el pedido, Iraca lo registra en su propia cuenta de Ingresos por envío y entrega, para que tu contador vea por separado lo que ganaste con los productos y lo que ganaste con las entregas.
Mientras el pedido siga en borrador, puedes cambiar el cargo desde la página del pedido —haz clic en el lápiz junto a Envío en los totales. Una vez que lo confirmas, queda fijo junto con el resto del precio.
Si el cargo paga impuesto es una configuración, porque depende del estado —Cobrar impuesto sobre ventas en los cargos de envío, en la tarjeta Impuesto sobre ventas de la página de Configuración. Viene activada; consulta Impuesto sobre las ventas en pedidos.
Los pedidos de tu propia tienda WooCommerce o Shopify traen el envío que el cliente pagó al comprar, así que el total del pedido coincide con lo que se le cobró. Los pedidos de Amazon, Walmart, Etsy y TikTok no —esas plataformas manejan su propio envío.
A dónde se envía un pedido
Cada pedido tiene su propia dirección de envío:
- Para un pedido que creas manualmente, el destino de envío predetermina a la dirección guardada del cliente.
- Para un pedido que llega de un canal, el destino de envío es lo que el comprador ingresó al pagar — así el mismo cliente puede enviar a direcciones distintas en pedidos diferentes sin sobrescribir su contacto.
Para cambiar a dónde se envía un pedido en particular, abre el pedido y edita la tarjeta Enviar A. Esto funciona incluso después de que el pedido está confirmado, para que puedas corregir una dirección sin reabrir todo el pedido.
Editar un pedido
Un pedido en borrador es completamente editable — artículos, cantidades, cliente y el cargo de envío. Una vez que lo confirmas, el pedido queda fijo y el stock se compromete; desde ahí aún puedes ajustar la dirección de envío, comprar etiquetas y avanzarlo por el despacho, pero los artículos de línea quedan definidos.
Consulta Estados y Ciclo de Vida del Pedido para saber qué significa cada etapa.
Números de pedido
Cada pedido recibe un número de pedido único automáticamente — nunca necesitas escribir uno. Los números son secuenciales por cuenta: 00001, 00002, y así sucesivamente.
Agregar un prefijo
Si quieres números como SO-00001 o 2026-00001, ve a Configuración → Pedidos e ingresa un prefijo en el campo Prefijo del Número de Pedido. La vista previa junto al campo muestra exactamente cómo se verá el próximo pedido. Guarda cuando termines — todos los pedidos futuros usarán el nuevo prefijo. Los pedidos existentes conservan los números que ya tenían asignados.
Mantén los prefijos cortos (hasta 10 caracteres). Opciones comunes:
SO-para pedidos de venta, el año actual (2026-), o un código de ubicación.
Ordenar la lista de pedidos
Haz clic en Estado o Fecha en los encabezados de columna para ordenar la lista por esa columna; haz clic de nuevo para invertir la dirección. La flecha junto al nombre de la columna muestra cuál está activa.
Navegar listas largas de pedidos
Cuando tienes más pedidos de los que caben en una página, aparece una barra de paginación al final de la lista. Usa los botones Primera / Anterior / Siguiente / Última para moverte entre páginas, o escribe un número de página en el cuadro Ir a y presiona Enter para saltar directamente ahí. El conteo a la izquierda (X–Y de Z) te indica exactamente dónde estás dentro de la lista completa. Buscar, cambiar un filtro o cambiar el orden te regresa automáticamente a la página 1.
Buscar en la lista de pedidos
El cuadro de búsqueda sobre la lista de pedidos coincide con cualquiera de estos datos, así que puedes escribir lo que tengas a la mano:
- Número de pedido — el número de la columna
#de tus propios pedidos (SO-00042, o simplemente00042). Si un pedido todavía no tiene número, esa columna muestra su ID interno (#742), y los dígitos funcionan igual. - ID de pedido del marketplace — el número propio de la plataforma para los pedidos importados, como
111-5539496-5885811. Funciona con coincidencias parciales, así que los últimos dígitos son suficientes. - Nombre o correo del cliente.
- Un producto dentro del pedido — por nombre de producto o SKU. Buscar
GVA-JAM-01devuelve todos los pedidos que contienen ese producto, que es la forma más rápida de responder "¿quién compró esto?" o de encontrar los pedidos afectados por un lote defectuoso. - El SKU del marketplace en una línea sin mapear — los pedidos marcados como Requiere mapeo todavía no tienen un producto vinculado, así que se pueden buscar por el SKU que envió el marketplace.
Las coincidencias parciales funcionan en todos los casos, y buscar te regresa a la página 1. La búsqueda se combina con los filtros de estado, tienda y fecha en lugar de reemplazarlos — así puedes limitar la lista a pedidos de Amazon confirmados del mes pasado y luego buscar un SKU dentro de ese resultado.
Cada pedido en la lista también muestra los productos que contiene — en su propia columna Productos en pantallas grandes, o en una línea justo debajo del número de pedido en el celular — así, cuando una búsqueda por producto devuelve una página de pedidos, puedes ver qué artículo coincidió en cada uno sin necesidad de abrirlo. Los pedidos con más de tres líneas muestran las primeras tres y un "+N más" para el resto; abre el pedido para ver la lista completa. Una línea que envió el marketplace y que todavía no está vinculada a un producto muestra su SKU sin procesar en lugar de un nombre, igual que en el propio pedido.