Estados y Ciclo de Vida del Pedido
Un pedido pasa por unas cuantas etapas claras desde el momento en que se crea hasta el momento en que se envía. Saber qué significa cada etapa te dice qué puedes hacer a continuación — y qué hace Iraca automáticamente en el camino.
Las etapas
- Borrador — un trabajo en progreso. Puedes cambiar el cliente, los artículos y las cantidades. Nada se ha comprometido y no se ha enviado ningún correo.
- Pendiente de aprobación — solo si fijaste un umbral de aprobación: el pedido lo supera y espera a que un segundo propietario lo apruebe. No sale nada y no se le envía nada al cliente. Consulta Aprobación de Pedidos.
- Esperando pago — un pedido de marketplace que el marketplace aún no ha liberado: Amazon lo muestra como Pending mientras verifica el pago, WooCommerce como Pago pendiente o En espera. Su stock queda reservado para que no vendas esas unidades dos veces, pero no cuenta como venta, no entra en las listas de preparación y no se puede enviar. Cuando el marketplace lo libera, pasa solo a Confirmado; si el marketplace lo cancela o el pago falla, pasa a Cancelado y el stock se libera.
- Confirmado — el pedido queda fijo y el stock se compromete contra él. Este es el punto en el que Iraca puede enviarle al cliente un correo de confirmación (ver abajo).
- Etiqueta comprada — se compró una etiqueta de envío para el pedido. Puedes imprimir la etiqueta y la nota de empaque juntas.
- Listo para empacar — cuando el modo de despacho está activo, un pedido con etiqueta espera aquí a que tu equipo lo prepare y empaque.
- Parcialmente enviado — parte del pedido ya salió y el resto sigue pendiente. Consulta Enviar Parte de un Pedido.
- Despachado — el pedido está terminado: preparado, empacado y en camino.
El paso exacto después de comprar una etiqueta depende de si el modo de despacho está activo — pasa a Listo para Empacar si es así, o directamente a Despachado si no.
Confirmar un pedido
Confirmar es la transición importante. Cuando confirmas un pedido de venta:
- El stock se compromete para los artículos de línea.
- Si es un pedido que creaste manualmente, se te pregunta cómo debe gravarse, y la tasa queda fijada en el pedido desde ese momento. Consulta Impuesto sobre las ventas en pedidos.
- Si es un pedido que creaste manualmente y el cliente tiene un correo electrónico registrado, Iraca le envía automáticamente un correo de confirmación con el pedido adjunto como PDF.
- Si el cliente tiene un límite de crédito y este pedido lo dejaría por encima, la confirmación se rechaza y el pedido sigue en borrador. Consulta Límites de crédito.
- Si fijaste un umbral de aprobación y este pedido lo alcanza o lo supera, el pedido queda retenido en Pendiente de aprobación en lugar de confirmarse — no sale nada y no se le escribe al cliente hasta que otro propietario lo apruebe. Consulta Aprobación de Pedidos.
Debido a ese correo automático, vale la pena revisar los borradores antes de confirmarlos — tienes la oportunidad de corregir artículos o la dirección primero.
Los pedidos de un canal llegan ya confirmados, así que no pasan por este paso y no se les envía correo automáticamente. Aun así puedes enviarles uno manualmente en cualquier momento.
Consulta Correos y Documentos de Pedidos para el panorama completo de qué se envía y cuándo.
Cancelar un pedido
Un Borrador simplemente se elimina. Cuando el pedido ya está confirmado, usa Cancelar pedido en la página del pedido (propietarios y administradores). Puedes añadir un motivo, que queda en la actividad del pedido.
Cancelar un pedido de venta confirmado libera todo lo que tenía reservado: sus unidades dejan de estar comprometidas, sale de las listas de picking y de su horario de entrega, y ya no cuenta para el crédito del cliente. Una orden de compra cancelada deja de contar como existencias por recibir. No se registra nada en tu contabilidad, porque todavía no se ha enviado ni recibido nada.
Iraca no cancela un pedido que ya tiene dinero o mercancía detrás, y te indica qué hacer en su lugar:
| Si el pedido… | Haz esto |
|---|---|
| Ya se envió, aunque sea en parte | Recibe la mercancía como devolución |
| Lo pagó el cliente en línea | Usa Cancelar y reembolsar, para que también se reembolse la tarjeta |
| Tiene una factura de anticipo | Anula la factura de anticipo (o acredítala si se pagó) y luego cancela |
| Está en una ruta de entrega | Sácalo primero de la ruta |
| Viene de un marketplace o tienda | Cancélalo allí; Iraca lo sigue |
| Es una orden de compra con algo recibido | No se puede cancelar; lo que no llegue puede quedar sin recibir |
| Es una orden de compra con una factura de proveedor | Anula primero la factura |
Volver una orden de compra a borrador
¿Confirmaste una orden de compra con cantidades o precios equivocados? Usa Volver a borrador en la página de la orden de compra (propietarios y administradores). Vuelve a Borrador, así que puedes editarla y confirmarla de nuevo. El cambio queda en la actividad de la orden.
Puedes hacerlo mientras no se haya recibido nada contra la orden y no tenga factura de proveedor (anula primero la factura). No se registra nada en tu contabilidad ni se mueve inventario, porque confirmar una orden de compra tampoco registra nada.
Si ya le enviaste la orden por correo a tu proveedor, todavía tiene la versión anterior. Avísale que va a cambiar y envíale la corregida cuando la vuelvas a confirmar.
Los pedidos de venta no pueden volver a borrador. Cancélalo y crea un pedido nuevo.
Qué puedes hacer en cada etapa
| Etapa | Puedes… |
|---|---|
| Borrador | Editar artículos, cliente, cantidades; confirmar |
| Pendiente de aprobación | Esperar a que otro propietario apruebe o rechace; cancelar |
| Esperando pago | Nada: Iraca lo confirma o lo cancela cuando lo hace el marketplace |
| Confirmado | Editar destino de envío; enviar correo al cliente; comprar etiquetas; cancelar |
| Etiqueta comprada | Imprimir etiqueta + nota de empaque; empacar |
| Listo para empacar | Preparar y empacar en modo de despacho |
| Parcialmente enviado | Completar las unidades pendientes; recibir pago por lo enviado |
| Despachado | Imprimir documentos; revisar historial |
Registrar pagos de clientes
Esto aplica a pedidos de venta manuales — los que creas en Iraca y facturas directamente a un cliente. Una vez que despachas un pedido de venta manual, aparece un panel de Pagos de Cliente en la página de detalle del pedido mostrando el total del pedido, cuánto se ha pagado y el monto pendiente. Haz clic en Registrar pago para anotar un pago (monto, fecha, método y una referencia opcional); se admiten pagos parciales y el estado avanza de No pagado → Parcialmente pagado → Pagado a medida que se suman.
Registrar un pago libera la cuenta por cobrar en tus libros (registra Débito Caja / Crédito Cuentas por Cobrar), así que tu saldo de Cuentas por Cobrar refleja lo que los clientes aún deben — no todo lo que se les ha facturado alguna vez.
¿Qué pedidos muestran este panel? Solo pedidos de venta manuales que hayan registrado una cuenta por cobrar (mediante la acción Despachar). Deliberadamente no se muestra para:
- Pedidos de marketplace y WooCommerce — el cliente ya pagó al finalizar la compra en Amazon, Walmart, Etsy, WooCommerce, etc. Ese dinero te llega después como un pago/liquidación de marketplace, no como un pago que registras por pedido.
- Ventas de POS — pagadas en el punto de venta, así que el efectivo se registra de inmediato (sin cuenta por cobrar).
Marcas de tiempo del pedido
Cada pedido muestra su fecha y hora en la lista de pedidos y en la página de detalle del pedido — por ejemplo, "21 jun 2026, 3:45 PM". La hora se muestra en tu zona horaria local.
- Pedidos manuales — muestra la hora en que se creó el pedido en Iraca.
- Pedidos importados de canal (Amazon, Walmart, WooCommerce, etc.) — muestra la hora en que el pedido se realizó originalmente en el marketplace, no la hora en que se importó.
Filtrar la lista de pedidos por "Hoy" y "Ayer"
El filtro de fechas de la página de Pedidos cuenta los días según cuándo se hizo el pedido, con un detalle: lo que significa "un día" depende de si limitaste la lista a una sola tienda.
- Una tienda elegida, y su marketplace tiene hora de corte configurada (Configuración, horas de corte de marketplaces): un día va de un corte al siguiente. Hoy significa "desde el último corte", y Ayer es la ventana de corte a corte anterior. Es la misma ventana que usa una lista de picking, así que ambas siempre coinciden.
- Todas las tiendas, pedidos manuales, o un marketplace sin hora de corte: un día es el día calendario en la zona horaria de tu negocio.
La ventana exacta aparece debajo del filtro (por ejemplo, "19 oct, 3:00 p. m. a 20 oct, 3:00 p. m. · hora de corte de Amazon"), así que siempre sabes qué estás viendo. Los demás rangos (Esta semana, Este mes, Últimos 30 días, Personalizado) son días calendario.